Kui paluksin teil nimetada protsessi, mis teie ettevõttes on suurim “ajaraiskaja”, siis tõenäoliselt paljud vastaksid: eelarve koostamine – planeerimine, prognoosimine. Me kulutame eelarve tegemiseks tohutult aega, aga kui selle valmis saame, on eelarve juba vananenud. 

Milline on lahendus ? 

Ajal, mil ainus konstant on “muutused”, on vaja muuta planeerimise ja prognoosimise protsessi! Ülemaailmne majanduslik ja sotsiaalpoliitiline maastik on liiga keeruline, et seda täpselt ennustada. Sanktsioonid, sõda, pandeemiad, tarneahela katkemine ja kaubandusblokkide purunemine. ei olnud veel mõned aastad tagasi kellegi prognoosides.Kes teab, mida järgmine kümnend toob? On palju  

asju, mida me ei näe enne kui nad on kohal. Palneerimise ja eelarvestamise professionaalid on välja töötanud 10 põhiprintsiipi, millest tänapäevane planeerimine peaks lähtuma (allikas: jedox-bpi-ebook-planning-and-forecasting-blueprint-en.pdf). Erinevates ettevõtetes on planeerimine loomulikult erinev, kuid need 10 põhiprintsiipi võib kivisse raiuda, need ei muutu. 

1. Planeerimine peab alati lähtuma strateegiast, st plaan peab toetama strateegilist visiooni. See tundub iseenesest mõistetav, aga reaalses elus osutub see keerulisemaks kui paberil 😊 Kõik üksused üritavad täita ettevõtte eesmärki. Aga kommunikatsioon üksuste vahel on liim, mis hoiab ettevõtet nö ühel joonel. Müügiüksus võib teha head müüki, st ootel tellimusi on kuhjaga, aga kui tootmine ei jõua järgi, siis on see ettevõtte perspektiivis kasutu. Seetõttu peame ettevõtte eesmärgi alati tükeldama alameesmärkideks ja see peab kajastuma plaanides koos vajaliku ressurssidega. 

2. Eelduste dokumenteerimine on planeerimise oluline osa. Kõik head plaanid algavad hüpoteeside püstitamisest: mis peab juhtuma, et plaan saaks teoks? Strateegia ja eesmärkide täitmiseks tuleb  selgitada välja ressursivajadus konkreetses ajas. Plaani täitmise eeldused on planeerimise aluseks. 

3. Tagasiside on oluline! Ilma tõhusa tagasisideta plaan ebaõnnestub. Ettevõtte eesmärk ei ole täita plaani nii, nagu see on ette antud. Eesmärk on saavutada peamised vahe-eesmärgid parimal võimalikul viisil, ning tõhus tagasiside võimaldab õigeaegselt reageerida takistustele ja võimalustele.  

4. Tükelda planeerimise protsess. Eelarveprotsess kirjeldab ettevõtte tee ühest etapist teise ning parima viisi või alternatiivsed viisid selleni jõudmiseks, koos vajaliku ressursikasutusega. Oluline on luua etappidest ülevaate saamiseks KPI-d, mis näitavad, kuidas meil läheb, mida peame muutma. 

5. Planeerimise täpsus. Planeerimise täpsus seisneb planeerimisprotsessi elluviimises, mitte plaanis endas. Eelarve ei ole katse ennustada tulevikku. See on üksikasjalik tegevusjuhend sisaldades erinevaid käitumisjuhiseid sõltuvalt olukorra muutustele. 

6. Planeerimise protsessis peavad osalema kõik ettevõtte üksused. Kui plaane teeb ainult Finantsüksus, on plaan juba algselt ebaõnnestumisele määratud. Iga üksus peab võtma vastutuse oma eesmärkide saavutamise eest ja ise oma plaani tegema. 

7. Lihtne plaan on parim viis oma eesmärgi saavutamiseks. Keerukus suurendab riski, veaohtu, hägustab põhieesmärke, takistab tõhusat reageerimist muutustele ja vähendab usaldust plaani enda vastu. 

8. Prognooside tegemine ei tohiks kunagi võtta kauem aega kui 1 nädal! Kunagi pidi planeerija planeerimisperioodil tegema topelt aja tööd, täna ei tohiks see protsess võtta kauem kui 1 nädal. 

9. Planeerimisel arvesta mitme tsenaariumiga! Tee plaanid erinevate tsenaariumite kohta! Kunagi ei lähe nii nagu hetkel arvad. Aga saad tulevikuks paremini valmistuda kui arvestad ootamatustega. Tee alati nö “halb plaan”, st millega veel ellu jääksid. “Parim plaan” arvestaks ressursside maksimaalset kasutust. Vahepealseid tsenaariume võiks olla mitu. 

10. Jäta plaanis ruumi “ootamatusteks”. Me teame, et meie plaan ei täitu 100% täpsusega. Me peame olema valmis kiiresti kurssi muutma, kui midagi muutub.  Planeerija võib tihti jääda “lukku” negatiivsete mõjude haldamisega. Aga kuidas olete valmis kui selgub, et tulemus võib tulla parem kui olete planeerinud ? Kuidas saate hakkama täiendavate ressursside planeerimisega ? Siin võibki olla võtmeküsimus …Ressursside 100% planeerimine on juba ettemääratud ebaõnnestumisele. 
    Peate olema valmis kui turule tekib uus tehnoloogia, kui teadus- ja arendustegevuse meeskond leiab parema idee, kui turundus leiab parema tee kliendini. Nende ideede edukas rakendamine võimaldab teil olla konkurentidest ees! 

Kus teie ettevõte hetkel positsioneerub ? Mida teie peate oma ettevõttes muutma ? 

Võta ühendust ja räägime, kuidas Jedox võiks sinu töövooge lihtsustada.