Paljudes nii rahvusvahelistes kui ka kodumaistes ettevõtetes on kasutusel erinevad meetodid, mis võimaldavad aru saada, kas liigutakse ikka õiges suunas ja kas tegevused, mida oma eesmärkide saavutamiseks tehakse, ikka efektiivsed on. Enamasti nimetatakse taolisi mõõdikuid KPI-deks (key performance indicator) ehk tulemuslikkuse võtmenäitajateks ning on tihtipeale seotud ka töötajate töötasudega. Väga levinud on mõõdikute kasutamine müügitöös, tootmises ning logistikavaldkonnas.

 

Analüütiline võimekus muutub üha kaalukamaks

OÜ Infovara juhatuse liige Andres Kukke ütleb, et nn analüütiline võimekus ja digitaalse info kasutamise oskus on nii era- kui avalikus sektoris prioriteedid, millega tuleb tegeleda metoodiliselt ning sihikindlalt. „Pean analüütilise võimekuse all silmas, et ettevõtetes olemasolevad andmed ei seisa kasutult arhiivides ja aruannetes, vaid need aitavad reaalselt juhtida otsuseid ja igapäevaseid tegevusi, saades nii selgeima kontrolli ettevõtte tegemiste üle,“ ütleb Kukke.

Analüütilise tarkvara kasutuselevõtuga igapäevaselt tegelev Kukke näeb oma töös, et aruandluse pool on ettevõtetel tihti olemas, sest oleks ju raske toimetada, kui üldse mingeid numbrilisi näitajaid ees ei oleks, ka tuleb aruandluse nõue mingis mahus  seadusandlusest. „Kuid analüütiliseks võimekuseks on lisaks aruannetele vaja tegeleda tulemuste analüüsiga ja tegevuste tagasisidestamisega. Tulemuste analüüsil on oluline roll võtmemõõdikutel ehk KPI-del, mis aitavad omavahel seostada ettevõtte eesmärgid, tulemused ja tehtavad tegevused,“ täpsustab Kukke.

Andres Kukke annab ka 7 head soovitust, millele mõõdikuid määrates tuleks kindlasti tähelepanu pöörata. Vaata siit:

Ei ole olemas universaalset mõõdikut

Balti Logistika AS tegevjuht Joel Timm räägib, et mõõdikute puhul ei ole olemas absoluutset tõde või universaalset lahendust, sest iga ettevõte on unikaalne ning seda on ka eesmärgid. Ka on näiteks kasvõi logistika sedavõrd lai valdkond, et kaugeltki mitte kõik mõõdikud ei sobi kõigile. Timmi sõnul on Balti Logistika näol tegemist nö klassikalise ekspedeerijaga, mistõttu ei ole põhjust ega võimalust kasutada veoettevõtte-spetsiifilisi mõõdikuid.

Juba kümmekond aastat on ettevõttes kasutusel „tasakaalus tulemuskaart“, mida Timm nimetab pigem filosoofiaks kui programmiks. „Tegemist on tõepoolest filosoofiaga, fundamentaalse lähenemisega, mis võimaldab aru saada, kas valitud kurss oma eesmärkideni jõudmiseks on õigeim,“ selgitab Timm.

Tegevuste analüüsiks pakub antud meetod nelja erinevat, nö vaadet – finantsvaade, kliendivaade,  sisemiste protsesside vaade, arengu vaade ehk õppimise vaade.

Tasakaalus tulemuskaart on informatiivseim, kui seda lähenemist kasutatakse visualiseeritult. Üks olulisemaid parameetreid, mida Balti Logistikas mõõdetakse, on Timmi sõnul kliendirahulolu, mis joonistub välja Net Promoter Score ehk soovitusindeksi pinnalt.

Suurim viga mõõdikute kasutamisel –need ei ole seotud organisatsiooni eesmärkidega

Suurimad vead võtmemõõdikute kasutamisel on Timmi sõnul seotud nende läbimõtlematu  kasutamisega. „Näiteks võetakse ettevõttes kasutusele mingi näidik, kuid seda ei sidustata oma ettevõtte reaalsete eesmärkidega. Väga levinud näide on müügi-inimeste puhul kliendikohtumiste mõõtmine – töötajad keskenduvad vajaliku arvu „kirja saamisele“ kusagil tabelis, ent ei eesmärgile endale, st reaalsele müügitehingule,“ toob Timm näiteid elust.

Mis puutub müüki, siis Balti Logistikas ollakse Timmi sõnul tänaseks jõutud selleni, et hinnatakse üksnes müügikasumit. „Müügitöötajate efektiivsus on seotud otseselt müügi kasumiga, st reaalse tulemusega,“ täpsustab Timm.

Ka ei tohiks ega saaks Timmi sõnutsi kasutusele võtta mõne oma ettevõttega näiliselt sarnase  firma poolt kasutatavaid mõõdikuid – isegi kui nood on olemuselt sarnased, on iga firma arengufaasid ning hetkelised fookused sedavõrd erinevad, et ühtegi mõõdikut nö üldise šabloonina kasutusse võtta ei saa,“ hoiatab Timm.

Less is more

Timm soovitab kasutusele võtta pigem minimaalse arvu mõõdikuid, kuid need olgu selle eest võimalikult vahetult ettevõtte eesmärkidega seotud. „Kindlasti on mõistlik neid mõõdikuid vähemasti kord  poole aasta sees üle vaadata, vajadusel lisada ja vähemaks võtta või muuta hetkelisele fookusele vastavaks,“ täpsustab Timm. „Näidikust ei tohi kunagi saada eesmärki omaette!“

Veel mõõdetakse Balti Logistikas veokorraldajate koormust. „Kuna meie tüüpi, ekspedeerimisettevõttes tegeleb üks veokorraldaja väga paljude erinevate transpordiliikidega, on oluline mõista, kuhu kulub kõige enam auru – näiteks võib mõnel inimesel autotranspordi korraldusele kuluda 30 minutit, lennutranspordile aga tervelt tund, saadetiste arv kuu lõikes jääb aga kõikidel töötajatel samaks,“ selgitab Timm. „Nii sai ettevõtte mõõdikute süsteemi lisatud mõõdik „Tingsaadetis“, mis kaardistab nimelt veokorraldajate ajakulu,“ täpsustab Timm. Kõik see võimaldab pöörata erinevatele aspektidele individuaalselt tähelepanu.

Eestis on taolised mõõtesüsteemid siiski veel vähe levinud – levinuim süsteem on süsteemitus

ETS Logistics OÜ-s ettevõtte arendamisega tegelev Marek Bankiir ütleb, et tõtt-öelda kasutatakse meil Eestis taolisi mõõdikuid veel suhteliselt vähesel määral. Bankiiri sõnutsi on meil kõige levinum see, et pole üldse süsteemi, teise koha saab ilmselt  „põlve otsas kokku klopsitud“ – süsteem, mille kõige suuremaks probleemiks ongi süsteemitus,“ jätkab ta.  „See omakorda tähendab seda, et mõõdikud on üles ehitatud suvaliselt, puudub seos ettevõtte strateegiaga ning need on näiteks osakonniti vastuolus,“ lisab Bankiir.

Mõõdikud peaksid olema kõigile nähtaval kohal

Bankiiri sõnutsi on kõige parem viis mõõdikute presenteerimiseks nende hoidmine kõigile nähtavas kohas seinal. „Suur viga oleks neid peita kellegi arvutis kaustade sügavuses. Igaühel peab olema võimalus näha, kuidas meil eesmärkide suhtes läheb, seda kasvõi online, kui see on võimalik,“ ütleb ta. „See on hea sellepärast, et progressi nägemine motiveerib.“

Ettevõttes, kus mõõdikute süsteem on äsja ellu viidud, on töötajate reaktsioon Bankiiri sõnul enamasti positiivne. “ Kõigile ju meeldib, kui nende tööd hinnatakse reaalsete faktide põhjal, mitte juhtide subjektiivse hinnangu alusel. Läbipaistev süsteem võidab alati poolehoidu,“  teab ta.

Alati pole mõõdikute tulemuse sidumine töötasuga hea mõte

Üldjuhul ei poolda Bankiir mõõdikute tulemuse ja töötasu sidumist. Siin tekivad tema kogemust mööda mõned olulised ohukohad, mis loodetud kasu asemel pigem kahju tekitavad. „Kuigi öeldakse, et sa saad seda, mida mõõdad, siis selles ütluses peitub ka varjatud pool. Kui inimest premeerida mõne mõõdiku alusel, võib tekkida nö tunnelvaade, kus muid olulisi aspekte enam tähele ei panda,  oluline on vaid üks  – saavutada mõõdiku eesmärk,“ selgitab Bankiir ja lisab, et on olnud palju juhuseid, kus on mõõdetud kvaliteediprobleeme ja selle järgi ka vähem tasustatud inimesi, mis viis koguni selleni, et probleeme hakati peitma. „Vastupidi, probleeme peab just esile tõstma ja nendega tegelema, mitte peitma. Seetõttu ma oleksin äärmiselt ettevaatlik mõõdikute sidumisega preemiatega,“ hoiatab ta.

ETS Logistika  kasutab Bankiiri sõnul mõõdikud oma protsesside juhtimisel ja arendamisel juba ettevõtte loomise hetkest.  „Me ei ole kunagi rahul. Oleme süsteemi ja mõõdikuid muutnud pea igal aastal. Peamised valdkonnad on meil paigas, mida mõõdame, kuid küsimus on alati info täpsuses ja kvaliteedis, mida järjepidevalt parandame,“ ütleb ta.

Kui ettevõte soovib areneda, tasuks Bankiiri sõnul hakata mõõdikuid kasutama. Ta toob näite ettevõttest, mille komplekteerimisalale üles pandud mõõdikute süsteem parandas kuu-kahe jooksul selle valdkonna sooritust ligi 30%. „Inimesed hakkasid nägema oma tööd numbrites ning leidma üles probleeme, mis nende tööd takistavad. Nad võisid probleeme ka enne näha, kuid peale süsteemi rakendamist muutus see kuidagi „tähtsaks“. Neid nähti ja nendega tegeleti!“

 

Kui teema tõesti huvitab, siis tule 28. oktoobril seminarile ja saa teada, kuida uusim visuaalse analüütika töövahend Qlik Sense võiks sul aidata paremaid müügitulemusi saavutada.
Vaata lisainfot ja registreeru siin.

 

Kairi Oja, Äripäev
Artikkel ilmus Äripäevas 15.09.2015