Viimased paar ettearvamatut aastat on tõestanud vajadust kiireks kohanemiseks. 2020 aasta müügiplaane või eelarvet tehes ei osanud keegi ette näha ei koroonat ega sõda või energiakriisi. Kuid ettevõtteid tuleb juhtida ka kiirete muutuste ajal ning suure pinge all ja paindlikku prognoosimist võimaldavad tööriistad on siinkohal tänuväärseks abiks. 

Siiani kasutatud traditsiooniline, aastapõhine eelarvestamise loogika on tegelikult juba aastaid varem kriitika all olnud. Nagu Mari Avarmaa ja Piret Põldmaa oma artiklis „Kas koroonakriis kummutas eelarvestamise paradoksi?” kirjutavad, on eelarve tihti aegunud juba enne selle valmimist. Koroonakriisi ajal muutus teema aga eriti kriitiliseks ja enne koroonakriisi tehtud eelarved võis täiesti prügikasti visata. Probleem kestab aga edasi ja keegi ei tea, millal olukord uuesti stabiilseks muutub. 

Lühiajalised ja libisevad prognoosid aastaplaanide asemel

Nagu Mari Avarmaa ja Piret Põldmaa uuringust selgus, siis paljud suur- ja keskmised ettevõtted hakkasid koroonakriisi ajal aastapõhise eelarve asemel tegema lühiajalisi ja libisevaid prognoose. Suurtes ettevõtetes on aga iga prognoosi tegemine väga ajamahukas protsess ja seetõttu mindi üle pigem lihtsustatud ja vähem detailsetele prognoosidele – olulisemaks muutus otsuste tegemise kiirus kui tehtud prognooside detailsus. See tuleneb paljuski asjaolust, et paljud, ka suurettevõtted, kasutavad siiani eelarvestamiseks ja prognoosimiseks Excelit, mida on lihtne ja harjumuspärane kasutada, kuid eeldab suurt käsitööd ja on väga ajakulukas. Kahjuks võimaldab käsitööna „ekseldamine“  teha ka vigu, millede avastamine nõuab veelgi enam aega. Ehk siis Excelit nii vihatakse kui ka armastatakse. Väljapääsuks oleks eelarvestamisel, planeerimisel kasutada selleks tööks mõeldud tööriistu. 

Väljapääs on õigetes tööriistades

Maailmas on kasutusel mitmeid eelarvestamise tarkvarasid. Uuringufirma BARC (www.bi-survey.com) 2022 kevadel tehtud uuringus hinnati Jedox kõige paremaks planeerimisetarkvaraks, seda eeskätt pakutava ärilise kasu, planeerimise funktsionaalsuse, paindlikkuse ja kliendikogemuse osas. Eesti firmadele on oluline ka see, et sellele tarkvarale on Eestis olemas arenduspartner firma Infovara näol. 

Jedox on spetsiaalselt planeerimise, prognoosimise, eelarvestamise jaoks välja töötatud platvorm ning sisaldab lisaks ka aruandluse ja analüütika funktsionaalsust. Jedox võimaldab teha üle ettevõttelist integreeritud planeerimist – kui teed näiteks müügieelarve, siis liiguvad andmed automaatselt ka tootmisplaani, või kasumiaruandesse ja müügikoguseid neis eraldi sisestama ei pea. Ja nii saab integreerida kogu ettevõtte eelarvestamise ja planeerimise – ost, müük, tootmine, personal, it, turundus jne – kõik andmed on omavahel seotud, ühe plaani tulem on teise plaani sisendiks. Pole vaja topelt tööd ja andmed on kontrolli all.  Ühe nupuvajutusega saad plaani aluseks kopeerida kas eelmise aasta tegelikud tulemused või eelmise plaani versiooni ning seda siis vastavalt vajadustele korrigeerima hakata.  

Paindlik ja kiire planeerimine 

Jedoxis on vähese vaevaga võimalik teha lugematu arv erineva pikkuse ja detailsusega erinevaid eelarve versioone. Nii näiteks võib järgmise kuue või kaheteistkümne kuu plaan olla detailsem, pikema perioodi planeerimisel aga rakendada üldiseid reegleid – jätta näiteks osadel kaupadel plaani samaks kui eelmise perioodi tegelikud tulemused, teistel rakendad eelmiste aastate keskmist tulemust; kolmandatel korrigeerida mingi koefitsiendiga; neljandatel arvutad tulemuse sõltuvalt teistest ridadest. Jedox võimaldab what-if analüüsiga erinevaid stsenaariume läbi arvutada või koostada strateegilisi plaane nii, kus kasumiaruande erinevatel ridadel kasutatakse erinevaid plaaniversioone. Näiteks võib käibe prognoosida nö negatiivse plaani alusel,  kuid kulud võtta positiivsest plaaniversioonist.  Sisseehitatud AI funktsionaalsus võimaldab planeerimise aga sootuks masina teha jätta ja ise ainult vajadusel natuke korrigeerida. Ja ise defineerida, milliste aastate pealt tulevik arvutada – nii saad anomaalse koroona-perioodi planeerimisest välja jätta. 

Jedox toetab täielikult Beyond Budgeting põhimõtteid võimaldades suuremal hulgal töötajatel planeerimises osaleda, annab plaaninumbrite tekkimisest parema läbipaistvuse ja võimaldab teha soovitud detailsuse ja pikkusega erinevaid plaane. Kuna planeerimisprotsess on kiire ja automatiseeritud, siis saab neid plaane ka soovitud tihedusega lihtsasti muuta, võimaldab minevikust õppida, kasutada masinõpet.

Kokkuvõtteks, Jedox on tarkvara, mis võimaldab eelarvestamisel kõvasti aega kokku hoida ja seetõttu jõuad rohkem erinevaid versioone läbi mängida ning vajadusel ka detailsemalt ning strateegilisemalt planeerida.