7 sammu andmete eduka kasutuseni

„Infoajastul elades saame aru küll, et info on oluline ja seda on vaja kasutada, kuid tegutsemisel jäävad paljud siiski hätta,“ rääkis Andres Kukke oma kliendipäeva ettekandes. MIT Sloan Management Review 2014. aasta mais läbiviidud uuringu järgi tunnistas ainult 12% ettevõtetest, et nad tegelikult ka aktiivselt kasutavad oma infosüsteemides leiduvaid andmeid. See tähendab, et nad mitte ainult ei võta teadmiseks, vaid ka tegutsevad teada saadud info alusel.

Miks siis osadel ettevõtetel õnnestub oma hinnalised andmed edukalt väärtustada ja konkurentsieeliseks pöörata , aga osad rabelevad tühja? „Olgu BI tarkvaralahendus kuitahes hea, ainult sellest ei piisa,“ ütles Andres Kukke oma ettekandes ja tõi välja 7 tegurit, mis tema praktikale tuginedes enim mõjutavad BI lahenduse ellurakendumist.

1. Ettevõtte kultuur ehk üldine hoiak info kasutuse suhtes. Kui tihti me enda käest küsime, mis andmed meil andmebaasidesse varutud on ja kas meil on üldse soov või valmidus nende järgi tegutseda? Me küll hoiame ja turvame hoolikalt oma andmeid, kuid ei kipu neid tegelikult kasutama. Sage näide praktikast: analüüsitakse seda infot, mida on lihtne kätte saada, kuid ei süüvita põhjuste-tagajärgede seostesse ega lahata tegevusi, millest tulemus tegelikult sõltub. Meil on küll olemas põhivara, ka inimesi või kliente loetakse varaks, kuid andmeid varana veel sageli ei kohelda. Ettevõttesisene kultuur ja suhtumine andmetesse on siin suurimaks takistuseks või toetajaks. Kumb variant teie ettevõtte kohta kehtib?

2. CDO rolli loomine (CDO= Chief Digital Officer). BI projektil peab olema kindel eestvedaja, kellele info kättesaamine ja kasutus on tööalaselt kriitilise tähtsusega. Aga eestvedaja peab olema mitte ainult juurutuse ajal, vaid kogu aeg, sest BI ei ole projekt vaid protsess. Kui turundus-, müügi- või personalijuht ettevõttes on iseenesestmõistetav, siis andmetel oma juht või strateegia enamjaolt puudub.

3. Osakondade ülene koostöö ja andmekasutus. Otsi osakondade vahelise koostöö võimalusi andmekasutuses, sest seal on suurimad võidud peidus. Me oleme ettevõtted jaganud osakondadeks ja vastavalt sellele tükeldanud ka andmed ja info osadeks, aga juhtimise infosüsteem hakkab edukalt toimima ikkagi alles siis, kui ta on tagasi tervikuks seotud. Nii näiteks ei saa logistikaosakond vastu võtta õigeid otsuseid tellimuste kohta, kui neil pole müügiosakonnalt adekvaatset sisendit müügiplaanidest, kes omakorda võiks arvesse võtta kampaaniate või klienditagasiside infot turundusest. Sealjuures IT ei tohiks olla eraldiseisev kuluüksus, vaid osakondi ühendav tuluallikas.

4. Arenda kompetentsi ja kaasa väliseid konsultante. Kui on panustatud BI süsteemi loomisele, tuleb panustada ka inimeste arendamisse – koolitada on vaja nii BI projekti eestvedajaid ja arendajaid, aga ka igapäevaseid kasutajaid. Ettevõttes võiks praktiseerida näiteks n.ö. analüütilisi neljapäevakuid (või mistahes nädalapäevakuid), kus koos surfatakse andmetes ringi ja vaadatakse, mida põnevat andmed räägivad. Aeg-ajalt on kasulik kaasata väliseid konsultante, sest „kodupimedus“ on kerge tekkima ja ise ei pruugi väärtuslikke võimalusi tähele panna.

5. Paranda jätkuvalt andmekvaliteeti. Andmete kasutamisel ja nende nö. päevavalgusesse toomisel on see fenomen, et andmete kvaliteet hakkab ise paranema – vead lihtsalt torkavad teravalt silma. Sellegipoolest tuleb andmete korrastamisesse pidevalt panustada. Ja jätkuvalt tuleb otsida andmete vahelisi seoseid ja sõltuvusi – informatsiooni väärtus kasvab andmete ristkasutusel, ent rohkem pole alati parem. Kui jääte hätta mõistatamisel, millised andmed on kõige olulisemad, siis siin on kuldne reegel: kui andmete analüüs aitab paremini planeerida tegevusi, mis tulemust oluliselt mõjutavad, siis need ongi kõige väärtuslikumad andmed ja seosed.

6. Visualiseeri. Visuaalsus on oluline infost arusaamisel ja võimaldab avastada seda, mida varem ei teadnud. Enamus inimesi näeb graafikuid oluliselt paremini kui tabeleid arvudega ja mõned graafikud omakorda on kergemini arusaadavad kui teised. Jälgi, et teie juhtimisinfo lahendus oleks kaasaja võimaluste ja nõuetega kooskõlas.

7. Tegutse. Võid küll valmistuda kuitahes hästi, aga kui tegutsemist ei järgne, on ettevalmistus asjatu. Infol andmepangas ei ole mitte mingit väärtust – selle põhjal on vaja ka otsuseid vastu võtta ja tegutseda. Ainult nii on võimalik väärtust luua. Meil kõigil on oskus esitada küsimusi, kasutagem seda.