Tänapäeval on mantraks muutunud lause, et elame infoajastul ja informatsioon on üks meie vara liikidest. Kuid vaadates ettevõtete majandusaasta aruannet, siis varade loetelust me sellist rida nagu „informatsioon“  ei leia. Võib muidugi küsida, kas see peakski seal olema, sest informatsiooni pole palja silmaga näha, see on virtuaalne. Samas me ei näe ega saa katsuda paljusid asju – näiteks kasvõi mobiilside – aga see on siiski olemas – mobiil meie laual ju heliseb? Lisaks teame hulka ettevõtteid (nt Google), kelle varaks ei ole enam ei kuld, maa- ega isegi mitte finantsvarad, vaid just nimelt info.

Kas informatsioon peaks olema käsitletav eraldi vara liigina?

Ettevõttes olevaid varasid liigitatakse enamjaolt kolme kategooriasse – likviidsed varad (nt. finantsvara), inimvarad (s.t personal) ja kliendivara (s.t kliendisuhted).
Varasid iseloomustavateks kriteeriumiteks on:
1. Vara abil on võimalik luua lisandväärtust
2. Vara soetamine nõuab reeglina investeeringut
3. Vara haldamine on kontrollitav
4. Vara hoidmise ja kasutamisega (töötlemisega) on reeglina seotud kulud
Kui püüda nende kriteeriumite järgi hinnata meie uurimisobjekti ehk neljandat vara liiki – informatsiooni  – siis tõdeme, et informatsiooni olemus vastab kõigile neile kriteeriumitele! Lisaks võime isegi väita, et klientide ja personali puhul puudub ettevõttel otsene kontroll nende üle, kuid informatsiooni on ettevõtte võimeline suuresti kontrollima. Seega, definitsiooni järgi võiks informatsioon isegi rohkem liigitada varaks, kui seda on kliendid või personal.

Informatsiooni erisused

Ent siinkohal sarnasused ka lõppevad, informatsioonil on mitmeid omapärasid/erinevusi:

1. Informatsiooni ei saa mõõta nii nagu teisi varasid. Jah, andmeid saab küll loendada aga mitte informatsiooni.
2. Info on lõpmatult jagatav ning mida rohkem jagada, seda väärtuslikumaks ta muutub. Internet on hea näide selle omaduse olemusest. Vaadates teisi vara liike – näiteks kasvõi finantsvara – siis mida rohkem seda jagada, seda väiksemateks osadeks see jaotub.
3. Informatsiooni väärtus suureneb, mida rohkem seda kasutatakse. Pikemalt oma blogis https://juhtimisinfo.ee/2012/08/araspidine-loogika-kui-edu-voti/#more-338
4. Informatsioon väärtus kasvab vastavalt sellele, kui täpne see on ning kuipalju on seda kombineeritud teiste andmeallikatega.
5. Rohkem ei tähenda alati paremat, sest meie meeled ei ole loodud töötlema suurt hulka informatsiooni korraga.
6. Informatsioon ei amortiseeru ega vanane kasutusest. Informatsioon võib küll vananeda ajas, kuid mitte kasutusest.
7. Mida rohkem informatsiooni omavahel seostada, seda väärtuslikumaks see muutub

Seega, käsitledes informatsiooni ühe vara liigina on vaja anda endale aru, et see allub hoopis teistele seaduspärasustele, kui meie tavapärased varad.

Milline strateegia valida?

Vaadates eelpool toodud kriteeriume saab selgeks, miks seda vara liiki on raske nö. arvele võtta ja need võivad olla minu hinnangul ka põhjuseks, miks sellele vara liigile niivõrd vähe tähelepanu pööratakse. Enne, kui seda ei kasutata ega jagata, polegi informatsioonil ju väärtust! Seega pigem peaks lähtuma vaatepunktist, palju meil jääb saamata tulu, kui  me ei jaga ega kasuta informatsiooni? Mida suurem on ettevõtte töötajate arvult ning mida rohkem andmesisendeid, seda suurem peaks olema informatsiooni väärtus!
Informatsiooni puhul saab valida kahe erineva vara juhtimise strateegia vahel:

1. otsustada, et selle vara liigi tekitamine on liialt kulukas (eeldades, et tulu töötlusest ei ületa kulusid) ja seetõttu ettevõte sellele varale kulutusi ei tee
   või
2. investeerida ja töödelda andmestikku, et see muutuks varaks. Luua juhtimist toetav infosüsteem (Managament Information System – MIS), mis abistab igapäevaselt informatsiooni töötlemise erinevatel etappidel – aruannete tegemisel, analüüsis, prognoosimisel, igapäevaste tegevuste jälgimine (dashboard) ja strateegiliste mõõdikute jälgimisel (scorecards)

Kõige halvem strateegia oleks vahepealne variant, kus ettevõte teeb kulutusi, kuid info inimeste kasutusse ei jõua. Seda siis kas põhjusel, et see ei vasta sobivale formaadile või pole piisavalt sisukas või ei ole kättesaadav õigeaegselt.
Millise strateegia olete teie ettevõttes valinud ? Kui te olete kulutusi teinud (soetanud näiteks endale majandustarkvara, mis jäädvustab ja talletab majandussündmusi) siis kas olete panustanud ka sellele, et seda informatsiooni töödeldaks, kasutataks ja levitataks ? Paljud ettevõtted on alustanud oma ettevõttes digitaalse strateegia koostamist (vt. http://en.wikipedia.org/wiki/Digital_strategy) ) ja see peaks samuti sisaldama põhimõtteid, kuidas kogutud digitaalseid andmeid taaskasutada.

Kes on informatsioon omanik?

Üks kesksetest küsimustest kõikide vara liikide puhul on küsimus, kes peaks selle vara liigi eest hoolt kandma, ehk „kelle oma on andmed, mis tekivad ettevõttes läbi erinevate äritegevuste“? Keegi meist ei kahtle, et tänapäevane digitaalne jalajälg erinevatest ärisündmustest on väga mitmekesine. Esialgu vaadatakse andmete haldamise osas IT osakonna otsa, kuid väikese arutelu tulemusena saame ruttu aru, et IT osakonna roll andmete tekitamisel on väike. Andmed tekkivad ikkagi tänu ärilisele tegevusele, IT osakond pakub lihtsalt taristut – majandustarkvara, võrke, andmebaase – mis need tegevused fikseerivad. Reeglina on just ärikasutajad frustreeritud, kui nad ei saa piisavalt kiiresti ning õiges formaadis informatsiooni, mida neil vaja on. Seega, pigem peab informatsiooni omanduse küsimus (ja sealt tulenev vastutus) olema äripoole – tippjuhi või osakonnajuhtide käes. Võimalik on ka IT osakonna ja äripoole vahel vastust jagada.

Vara omamine tähendab ka vastutust seda vara kasutada, me ei soeta ju vara lihtsalt nurka seisma. Aga kuivõrd on täna IT juhil aega või oskust võtta näiteks müügijuhil nööbist kinni ja öelda „ ma näen, et teie eelarvestatud käibeprognoos ei ole täpne. Mul on idee, kuidas olemasolevate andmete pealt uurida, mida annaks toote turustamises ja lao juhtimises muuta, et me saavutaksime prognoositud käibemahu!“ Sellise küsimuse peaks müügijuht ikka ise turundus- või laojuhile esitama.
Seega, ettevõtte serverites olevad andmed tuleb panna tööle: neid analüüsida ning selle tulemusena muutuvad kuivad andmed varaks, mis saab anda oma mõju ettevõtte tuludesse.

Kui me soovime informatsiooni käsitleda varana siis küsigem, kas ja kui palju me investeerime selleks, et muuta andmed informatsiooniks? Uuringud ütlevad üheselt, et andmeanalüütika kaudu saadavad kasud on väljendatavad keskmiselt 5%-6% käibetõusuga sõltuvalt valdkonnast.

Olen täheldanud, et investeeringute mittetegemisel on veel üks nüanss – pole inimest, kes seda investeeringut propageeriks või kaitseks ettevõtte juhatuses. Kui neljast kolme varaliigi omanikud – finantsjuht (finantsvara), müügijuht (kliendikapital), personalijuht (inimvara) – on reeglina ettevõtte juhtkonnas esindatud, siis IT juht sinna sagedasti ei kuulu. Kuidas on lood teie ettevõttes, kas andmete omanikud omavad hääleõigust juhatuses?

Kasutatav mitmes kohas samaaegselt ja mitmel viisil

Nagu tõdeme on informatsioon erinevalt finants või inimvarast kasutatav mitmes kohas samaaegselt ja kasutamine ei vähenda informatsiooni hulka ega väärtust (pigem vastupidi, tõstab seda)
Kus siis seda vara liiki kasutada:

1. Kontrollida ja mõõta varade ja ressursside kasutust
2. Luua aruandeid äriprotsesside ja tulemuslikkuse jälgimiseks
3. Jäädvustada äritegevuste erinevad etapid ja sündmused
4. Analüüsida äritulemuslikkust ja avastada põhjuseid/seoseid
5. Tagasi- ja edasisidestada otsusprotsessi
6. Anda terviklik ülevaade ettevõtte hetke seisust ja tervisest
7. Prognoosida ette  tuleviku olukordi ja tulemusi
8. Tekitada arusaamine sisemistest protsesside omavahelistest seostest
9. Aidata kaasa õppimisprotsessile läbi tagasisidestuse
10. Automatiseerida äritegevusi ja korduvaid tehtavaid tegevusi või otsuseid

Informatsiooni haldamisel tuleb arvestada tema eripäradega võrreldes teiste vara liikidega – ainult nii on võimalik saavutada selle eripärase varaliigi suurt tootlikkust.

Kuidas seda tootlikust mõõta, sellest kirjutan juba mõnes teisespostituses. Vihjeks olgu öeldud, et tavapärase investeeringute tasuvuse mõõdiku asemel (ROI – Return of Investment) tuleks kasutada pigem mõõdikut „varade tulukus“ (ROA – Return of Assets) , sest informatsioon on ikkagi vara, mitte ühekordne investeering.